Kleine Ausschreibungskunde (Stand: 01.01.2022)

Als Anstalt des öffentlichen Rechts unterliegen wir der Vergabeordnung der Länder und der EU.

Beschaffungen oberhalb eines bestimmten Betrages - dem so genannten Schwellenwert - unterliegen den Vergabeordnungen. Der Vergabeordnung unterliegen wir zwingend; sie kann nicht umgangen oder außer Kraft gesetzt werden.

Nachfolgend werden einige Eckpunkte zum Thema Ausschreibungen behandelt. Dabei werden zunächst nur Standardausschreibungen berücksichtigt und stellen kein Recht auf Vollständigkeit dar. Diese Seite wird ständig erweitert.

• Ausschreibungsreife
• Schwellenwerte
• Dokumentationspflicht
• Wahl der Ausschreibungsart
• Schätzung des Auftragswertes
• Ablauf/Grundsätzliches

Ausschreibungsreife

Die Auftragsvergabe darf erst dann erfolgen, wenn alle rechtlichen und
tatsächlichen Grundlagen vollständig geklärt sind:

1. zuverlässige Ermittlung des Beschaffungsbedarfes bzw.-wertes

2. konzeptionelle Reife

3. Genehmigungen vorhanden

4. Vorfragen geklärt

5. Haushaltsmittel ausreichend

6. Vergabeunterlagen vollständig

Schwellenwerte

Liefer-/Dienstleistungsaufträge:

• 221.000,- € ab 01.01.2024

Bauaufträge:

• 5.538.000,- € ab 01.01.2024

Dokumentationspflicht

Wir sind verpflichtet, unser Beschaffungsverhalten der öffentlichen Kontrolle zu unterziehen. Das Vergabeverfahren muss vorhersehbar, messbar und nachvollziehbar sein.

Transparenzgebot
Da im Falle der Ausschreibung eine Verfahrensdokumentation eine logische
Voraussetzung für Transparenz ist, ergibt sich für uns eine Pflicht zur
Dokumentation.

Führen einer Vergabeakte:
In der Vergabeakte müssen als Mindestinhalt folgende Daten hinterlegt werden:

• Geschätzter Auftragswert
• Wahl der Verfahrensart und Gründe
• Vergabeunterlagen mit allen Anschreiben an Bieter und Bewerber Wertungssystematik und Wertungsmethoden
• Protokolle über Angebotseröffnung, Aufklärungsgespräche, Ortsbesichtigungen, o.ä.
• Nachfragen und Rügen der Bieter und Reaktionen
• Wertungshandlungen und Ergebnisse

• Gründe für Auswahlentscheidung

Wahl der Ausschreibungsart

Grundsätzlich müssen alle öffentlichen Aufträge im Wettbewerb vergeben werden.
Dabei gelten die folgenden Auftragsarten in ihrer Rangfolge:
 

• Offenes Verfahren (Öffentliche Ausschreibung)
• nichtoffenes Verfahren (beschränkte Ausschreibung)
• Verhandlungsverfahren (freihändige Vergabe)
• Wettbewerblicher Dialog

Schätzung des Auftragswertes

Ausgangspunkt ist eine Prognose über die zu erwartende Gesamtvergütung. Diese muss bereits bei Absendung der Bekanntmachung, bzw. Einleitung des Vergabeverfahrens bestehen und muss

• realistisch
• vollständig
• seriös und
• dokumentiert (Vergabeakte) sein
• Optionen müssen mit einbezogen sein (z.B. Laufzeitverlängerung).
• Schätzung/Berechnung muss anhand konkreter Laufzeit erfolgen.
• Bei Daueraufträgen oder regelmäßigen Bedarf gilt der Auftragswert der letzten oder kommenden 12 Monate

Ablauf/Grundsätzliches

Unsere Ausschreibungen bestehen aus folgenden Inhalten, hier exemplarisch
aufgeführt:

1. Vorgefertigtes und zu verwendendes Angebotsschreiben:
   Hier werden die erforderlichen kaufmännischen Voraussetzungen, Fristen,Kontaktdaten und Informationen usw. für die Bieter dargestellt.

2. Besondere Vertragsbedingungen inkl. Leistungsumfang bzw. –beschreibung:Genaue Leistungsdaten und Rahmenbedingungen sind hier geschildert.
   Die besonderen Vertragsbedingungen können sich bspw. in verschiedeneTeile gliedern:

   • technisches Leistungsverzeichnis
   • Pläne, Bilder
   • Eingabedatei für Bieterdaten, etc.

3. Allgemeine Vertragsbedingungen des Universitätsklinikums Ulm

4. Anlagen zur jeweiligen Ausschreibung unterschiedlich angepasst, könnenbeispielsweise sein:

   • Lose
   • Ausfall-, Personalkonzepte
   • Fristen
   • Wertungskriterien
   • o.ä.

5. Bewerbungsbedingungen enthalten alle rechtsverbindlichen Informationen für den Bieter: wie Wettbewerbsbeschränkung, Anforderungen an das Angebot, Geheimhaltung/Veröffentlichung, Kosten und Entschädigungsansprüche, Auftragserteilung und Vergabekammer.

6. Übersicht der geforderten Nachweise und Erklärungen zum Angebot